会計帳簿の基本！帳簿を付ける理由と手順を解説
法人や個人事業主の方は会計帳簿を作成し、決算や確定申告をすることになります。
ですが、初めて経理をする人にとっては、「会計帳簿って種類が沢山あって、どれから手を付けていいのか分からない」「そもそも帳簿の付け方が分からなくハードルが高い」という方もいらっしゃるかもしれません。
そこで、経理のプロが会計帳簿の付け方や手順を解説します。
そもそも会計帳簿とは？
会計帳簿とは、「日々行われている取引やお金の流れを記録した経済活動」や「資産を記録した財務状態」を帳簿に記録しているものです。
会計帳簿には、主要簿と補助簿があります。
主要簿とは「仕訳帳」と「総勘定元帳」の2種類のことです。
補助簿とは、主要簿の内容を補助する帳簿のことです。
補助簿の具体的な例として、通帳（普通預金）がA銀行とB銀行とそれぞれあるとします。
総勘定元帳では、普通預金としてA銀行・B銀行の両方の取引が記載されています。
普通預金の総勘定元帳を見たときには、記載されている取引がA銀行なのか、また、A銀行だけの預金残高が分かりません。（B銀行の場合も同様です）
そのため普通預金という総勘定元帳を補助するために、A銀行・B銀行それぞれの預金出納帳を作成する必要があります。
このように「普通預金」という「総勘定元帳（主要簿）」を、「A銀行」「B銀行」にそれぞれ記録した「預金出納帳（補助簿）」が補う役割を担っています。
会計帳簿の種類
◆主要簿
・仕訳帳
日々行われている取引やお金の流れを、記載する会計帳簿です。
記載内容としては、取引の「発生日」・適当な勘定科目（「借方勘定科目」「貸方勘定科目」）・「取引内容」・「取引金額」です。
・総勘定元帳
企業全体の財務状態を把握するための主要な内容を記載する帳簿です。
すべての勘定科目の取引・残高を記載しています。
◆補助簿
・現金出納帳
事業用の現金の出し入れの状況を取引順に記載する会計帳簿です。
・預金出納帳
金融機関の口座ごとに、預金の入出金を記録する会計帳簿です。
・小口現金出納帳
日常的な少額の現金の出入りを記録する会計帳簿です。
※ 現金出納帳も小口現金出納帳も、どちらも現金の収支を記録したものになります。
そのため、小口現金出納帳は、現金出納帳の一部として扱われることがあります。
企業によっては、部署や支店ごとに小口現金出納帳を作成し管理する場合があります。
・仕入帳
商品や原材料などの仕入れに関する取引を記録するための会計帳簿です。
具体的には、「取引日・仕入先の名称・取引内容・取引金額」（いつ・どこから・何を・いくらで仕入れたか）という日々の仕入れの詳細を記録します。
・売上帳
企業が商品やサービスの販売に関する取引を記録するための会計帳簿です。
具体的には、「取引日・売上先の名称・取引内容・取引金額」（いつ・だれに・何を・いくらで売り上げたか）という日々の売上の詳細を記録します。
・支払手形記入帳
支払手形の増減を記録する帳簿です。
・受取手形記入帳
受取手形の増減を記録する帳簿です。
・商品有高帳
商品有高帳は、商品の在庫状況を把握するために記録する会計帳簿です。
・仕入先元帳（買掛金元帳）
仕入先ごとに口座を設け、商品などの掛買いや、買掛金の支払の状況を記載する帳簿です。
・得意先元帳（売掛金元帳）
得意先ごとに口座を設け、商品などの掛売りや、売掛金の回収の状況を記載する帳簿です。
・固定資産台帳
事業用の減価償却資産や繰延資産について、「名称、取得日、取得原価、償却情報（償却開始日、使用寿命、償却方法）、および累計償却額」を記載する帳簿です。
また、取得した資産の異動等に関する事項があれば、その旨も記載します。
帳簿を付けないとどうなる？
法人の事業者は帳簿を付けないといけないという認識を持っている経営者が多いかと思いますが、個人で事業を営んでいる方も帳簿付けが必要です。
平成26年以前は、白色申告者については記帳義務が免除されていましたが、現在は事業規模の大小や申告の種類に関わらず帳簿付けが義務づけられています。※
そのため、日本ではすべての事業者に対して、記帳の義務が課されています。
では、帳簿付けをしなかった場合にはどのようなリスクがあるのか見ていきましょう。
（※青色申告の場合は、原則として複式簿記での記帳となります。白色申告の場合は、より簡便な単式簿記(簡易簿記)での記帳が可能です。
ただし、青色申告でも10万円の青色申告特別控除を受ける場合は、単式簿記での記帳が可能です。）
◆経営上のデメリット
主要簿や補助簿は会社の経済活動や財務状況を正確に記録するためのものであり、これらをつけないことで経営の把握が難しくなります。
経営者や関係者は収支や資産の状態を正確に把握できず、意思決定に支障をきたす可能性があります。
◆法的な罰則
会社法に基づき、主要簿の作成が義務づけられています。
正確に作成が行われない場合、100万円以下の罰金が課せられる可能性があります（会社法976条）。
これは法的な義務違反による罰則であり、法の遵守が求められています。
◆税金のペナルティ（追徴課税）のリスク
主要簿は法人税や所得税の申告にも利用されます。
税務調査を受けた際に、申告の根拠となる帳簿や資料の提示ができなければ、不正経理の疑いがかけられ追徴課税の可能性があります。
追徴課税の税率は高く設定されています。
余分な支出を出さないためにも、きちんとした帳簿の作成と保管をしましょう。
◆取引先との関係リスク
取引先が多い事業の場合、仕入先元帳や得意先元帳をつけないと取引記録が複雑になり、正確な取引先との関係把握が難しくなります。
これにより、支払いや債権債務の管理が困難になり、信頼性や信用度の低下が生じる可能性があります。
総じて、主要簿・補助簿をつけないことは法的な制約だけでなく、経営や税務においても深刻な問題を引き起こす可能性があります。
適切な会計帳簿を作成することは、企業の健全な運営と法令順守の観点から極めて重要です。
記帳の手順
会計帳簿の記帳は、企業の経済活動や財務情報を整理し、正確な経理を行うための重要なプロセスです。
帳簿の付け方の手順は、取引の発生→取引内容の分類→仕訳帳への記帳→元帳への転記→試算表の作成です。
各手順について詳しく見ていきましょう。
取引の発生：取引が発生したら、それに関する書類や情報を集めます。具体的には、請求書、領収書、銀行明細書などが含まれます。
取引内容の分類：取引の内容を確認し、適切な勘定科目に分類します。例えば、売上高、仕入高、消耗品費など、会計科目に応じて分類します。
仕訳帳への記帳：取引をもとにして仕訳帳に記帳します。仕訳帳は、借方と貸方の帳簿で、取引内容や金額を明確に記録します。
借方は資産や経費の増加、負債や収益の減少を示し、貸方は負債や収益の増加、資産や経費の減少を示します。
元帳への転記：仕訳帳の内容を総勘定元帳や補助簿に転記します。
試算表の作成：元帳に記帳された取引内容をもとにして、試算表を作成します。これにより借方と貸方の合計が一致していることを確認できます。
決算期には、試算表をもとにして損益計算書や貸借対照表を作成します。
これらの報告書は企業の経済活動や財務情報を示すものです。
会計帳簿や関連する書類は、法的な要件に基づき一定期間保存する必要があります。
法人税法で帳簿の保存期間は、事業年度の確定申告書の提出期限の翌日から7年間としていますが、
欠損金額(青色繰越欠損金)等が生じた年度は10年間（平成30年4月1日前に開始した事業年度は9年間）となります。
青色申告者・白色申告者の保存期間は、確定申告期限の翌日から起算して最長7年間としています。
これには電子的な形式での保存も含まれます。
記帳業務の効率化の一例として、企業の性質や規模に応じて、会計ソフトと販売管理システム等を連携させることがあります。
このようなシステムを利用する場合、販売管理システム等で発生した取引データは自動的に会計ソフトウェアに送られ、そこで自動的に記帳され、
よりスムーズに記帳を行うことができます。
記帳は自社で行うか外注するかどっちが良い？
会計帳簿の記帳を自社で行うのか、アウトソーシングするのか、それぞれのメリットとデメリットを見ていきましょう。
自社で会計帳簿を作成するメリット・デメリット
メリット
柔軟性：自社で経理処理のプロセスの調整が可能です。
（たとえば、随時 支店や部門を増やし、それぞれに予算や損益を把握したいが経費精算が一緒になっている など）
デメリット
コストと時間：経験豊富な従業員を雇うためには、コストと採用までの労力や時間がかかります。
未経験の従業員の採用も昨今は人材不足のため、難しいと言われています。
また、未経験の従業員を採用した際には、経理処理に慣れるまでの教育コストと時間がかかります。
従業員の入退社や休職についても対応しなければなりません。
ヒューマンエラー：アウトソーシングに比べると、知識不足や二重チェックに割く時間がないということで人為的なミスが発生しやすくなります。
また、経理業務が属人化しやすく、ブラックボックスになり経理担当者でないと経理処理の方法が分からないという状況に陥ってしまう可能性が高いです。
外部に会計帳簿の作成を委託する場合
メリット
コスト削減：人件費を抑えられます。 専門知識の利用：専門家が正確な記帳を提供します。
時間節約：経理業務に割いていた時間が節約できるので、本業に集中できます。
デメリット
緊急時の対応：問題が発生した場合に、営業日や時間により対応ができない場合があります。
カスタマイズの難しさ：特定の要件やニーズに合わせたカスタマイズが難しい場合があります。
「経理業務は自社で」ということはなく、時代の変化とともにアウトソーシングのニーズや対応できる幅が広がってきました。
人材コストや労力をかけていた経理業務が、アウトソーシングによってスムーズに行えるようになっています。
自社で会計帳簿を作成るするメリット・デメリットを考慮して、自社にあった記帳の仕方を見直してみてはいかがでしょうか？
アウトソーシングを実施するなら、ぜひクラウド経理代行オフィス＠鹿児島までお気軽にお問い合わせください。
まとめ
会計帳簿の内容から、帳簿をつけないリスクまでを紹介しました。
会計帳簿の記録は決算書の基礎となる重要な書類のため、記帳漏れやご入力には細心の注意が必要です。
経理業務には日々の取引を会計帳簿へ記帳するだけでなく、請求書や領収書の発行や保存、資金繰りの管理まで多岐にわたります。
面倒な仕訳や入力作業をアウトソーシングし、コストや労力を見直してみてはいかがでしょうか？
