給与計算業務に苦労している方には、給与計算代行サービスの利用を検討されている方も多いかと思います。以下では、給与計算代行サービスのメリットとデメリットを比較し、ご説明します。
給与計算代行サービスとは？
「給与計算代行」とは、「お客様に代わって、社員や契約社員に対する給与支給額を計算する」ことをいいます。
(給与計算代行そのものについて詳しく知りたい方はこちらをご覧ください。)
企業で、給与計算を担っているのは、①経営者自ら②経理担当者 がほとんどです。特に自ら給与計算を行っていらっしゃる経営者の皆様はお分かりかと思いますが、給与計算業務には、
・月次の給与計算
・月次の税金・保険料の計算・控除
・年末調整
・賞与対応
・退職金対応
等多くの作業があります。経営者や経理担当者は他に多くの業務に追われており、負担は大きなものになっています。また、給与計算業務には専門知識が必要不可欠です。給与計算についての専門家ではないことが多い経営者ご自身や経理担当者が給与計算業務を行うと、ミスが発生する可能性が高くなってしまいます。給与計算代行サービスを利用すれば、経営者自身、従業員の負担を減らすことができるだけでなく、ミスを減らすことができます。
では、具体的にどのようなメリット・デメリットがあるのか、以下でご説明します。
給与計算代行サービスのメリット
給与計算代行サービスを利用するメリットは主に以下3点です。
詳しくご説明していきます。
①コストと工数の削減
給与計算代行サービスを利用する一番のメリットは「コストの削減」です。給与計算業務は、専門知識を多く必要とします。また、月末・月初・年末に行われることが多く、他の業務を行っている経理担当者の負担を大きくしています。正社員の新規採用やパート採用、派遣サービスを利用した人材確保によって経理担当者の負担を軽減することは可能です。しかし、採用や派遣コストは意外に大きな金額になります。給与はもちろんですが、各種サービス使用料、紹介料などがかかります。
また、給与計算業務は専門知識を必要とするため、経理担当者が退職した場合など、急ぎで給与担当者を確保したい場合でもすぐに採用できるとは限りません。「想定していたコストより大きな金額がかかった・・・」「外注したほうが安価で済んだ・・・」といったケースは多くあります。
業務を外注することにより、コストカットを実現することができるのです。
②コア業務の活性化
中小企業には、経営者が自ら給与計算業務を行っている企業も多くあります。給与計算業務は大きな工数がかかる業務です。そのため、本業の時間を犠牲にして給与計算業務を行っている経営者の方が多くいらっしゃいます。工数がかかる給与計算業務を外注すれば、給与計算業務に使っていた時間を業績を上げる経営者の本業の業務に回すことができます。
特に中小企業の場合、限られた人材で幅広い業務を行う必要があります。給与計算業務を外注すると、社内の人材を本業に関する業務に回すことができます。
③ミス等のリスク回避
ここまでで何度かご説明いたしましたが、給与計算業務には専門知識が必要です。従業員一人一人の状況に応じて、既存の法令はもちろん、頻繁に行われる法令の改正に対応する必要があります。そのため、知らず知らずのうちにミスを起こしているという場合もあります。また、給与計算業務は絶対にミスが許されない業務の一つです。給与とは、従業員の日頃の頑張りを表すものですし、その家族の生活に直結するものです。給与の計算ミスは、法令・雇用契約違反だけではなく、従業員の不信感に繋がります。最悪の場合、企業の信用問題に発展しかねません。
給与計算を行うためには、従業員の基本給や評価を把握する必要があるだけでなく、従業員の被扶養者の情報を把握する必要があります。そのため、給与計算を担当する者は従業員の個人情報を詳細に把握することになります。業務に必要な事柄ではありますが、同僚に個人情報を知られることに抵抗を感じる従業員も多いでしょう。
給与計算業務を専門家に外注すれば、ミスが減り、法令・契約違反を防ぎ、また無用なリスクを事前に減らすことができるのです。
給与計算代行サービスのデメリット
給与計算代行にもデメリットが存在します。主なデメリットは以下となります。
詳しくご説明していきます。
①代行頼りになり、社内にノウハウが蓄積できない
給与計算業務を外注することは、会社の業務量を減らすことができ、リスクを事前に回避できるため、大きなメリットです。しかしその一方で、業務のノウハウが蓄積されないという欠点があります。代行を依頼する以前から給与計算業務を担っていた従業員が退職した場合には、自社のノウハウが引き継がれなくなってしまう可能性もあります。
もし、給与計算代行を利用するが給与計算に関わるノウハウを社内に蓄積したい場合には、年末調整代行のみ依頼するなど、給与計算管理を外注する範囲を限定するのも一つの手です。また、経理担当者を複数人にし、退職者が出てもノウハウを引き継ぐことができる体制を整備しておくことも重要です。
②個人情報流出の可能性
給与計算代行を依頼する場合、業務の特性上、従業員の家族構成、従業員自身や従業員の家族の収入状況を共有する必要があります。そのため、個人情報流出の可能性が生じてしまいます。依頼する場合には、「個人情報保護」「守秘義務」についての規定がしっかりあるかどうかを確認したうえで、安心して任せることができる税理士・社労士などの資格者に頼むことをおすすめします。
給与計算代行サービスの選び方の注意点
ここまで、給与計算代行サービスのメリット・デメリットについてご説明してきました。
では、実際にサービスを選ぶ際には何に注意すればいいのでしょうか？以下でご説明します。
①価格設定・サービス内容をしっかり確認する
「諸々の追加契約を結んだ結果、高くついた。。」「一番安いサービスをぱっと選んだ結果、求めていたサービスが受けられなかった。。」これでは本末転倒です。Webサイト上では、最低価格やサービス内容の概要のみ提示されている場合がほとんどです。月額基本料金や追加料金を請求され、結局高くついてしまうケースがあります。契約前、契約時に料金とサービス内容をしっかりと確認しましょう。
②運営元を確認する
給与計算代行サービス自体は、無資格で経験がなくても提供できるサービスです。しかし、税務・社会保険料・年金などは専門知識が必要不可欠な領域です。会計事務所や社労士事務所が運営元、または会計事務所・社労士事務所と提携している代行サービス会社を選ぶと良いでしょう。
③守秘義務契約を確認する
最後の契約面で気を付ける必要があるのが「守秘義務」です。給与計算業務では、従業員自身の収入状況や評価だけではなく、扶養家族の人数や続柄、収入を知る必要があります。税理士・社労士といった士業は、守秘義務に関して法律で定めがありますが、民間の業者には守秘義務に関して法律の定めはありません。後々トラブルにならないためにも、契約段階で個人情報などの守秘義務について触れているか確認しましょう。
給与計算代行サービスは、正しく選べばコストカットなどの大きなメリット得ることができるサービスです。自社の状況を把握したうえで、必要なサービス内容を満たす代行サービス会社を選びましょう。
よくあるご質問
当社では、こうした「給与計算のお悩み」の解決をサポートします。
貴社の環境に応じて、適切なサポート内容をご提案します。
もちろんご相談内容は守秘義務により厳重に守られますので、ご安心ください。
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