経理でよくあるミスとは？経理でミスが起こらないようにするための対策まで解説します
業種問わず会社の運営にとって、経理業務とは重要なポジションです。
経理業務のミスは、「未収入の見落とし」「帳簿の記帳ミス」「書類の紛失」等、多岐にわたります。
細かい作業や、同じ業務の繰り返しの中ではヒューマンエラーはどうしても発生してしまいます。
ミスをしないように担当者が気を付けるという対策ではなく、業務の仕組みや方法を改善することによって、ヒューマンエラーの発生率を下げることが重要です。
本記事では、実際にある経理のミスから、ミスを減らすための対策まで紹介します。
よくある経理ミスとは？
未収入の見落とし
売掛金の管理が不十分で、未収入が見落とされることがあります。
取引先への請求が漏れている場合や、請求をしているが未入金な場合があり、社内で状況を確認した後、先方へ確認の連絡が必要です。
未入金額の発覚が遅くなった場合、会社が受け取るはずの現金にタイムラグが生じるだけでなく、回収できない不良債権になる可能性もあります。
帳簿の記帳ミス
会計処理の際に数字を誤って入力したり、計算ミスをすることがあります。
たとえば、売上の総計や経費の合計などが正確でない場合、財務報告書や税務申告書に誤りが生じる可能性があります。
期末調整ミス
決算期や会計年度末において、期末調整の過程でミスが発生することがあります。
たとえば、適切な減価償却や引当金、在庫の計上漏れ、または適切な税務処理が行われないなどが挙げられます。
これは決算書や会社の税務申告に影響を及ぼす可能性があります。
書類の紛失
領収書や請求書等の書類を業務過程で紛失してしまうミスが発生することがあります。
紛失原因は様々ですが、経理担当者が書類の管理を怠ったために紛失してしまうことが考えられます。
また、経理担当者の不注意だけでなく、他部署の人との書類の受け渡しがきちんと出来ておらず、紛失してしまうこともあります。
たとえば、他部署の人が経理担当者の「机に置いた」や「ファイルに入れた」というが、経理担当者の手元になく、書類の紛失を招いてしまうケースです。
書類の紛失は、会計処理の遅延や取引先の信頼性にも影響を及ぼす可能性があります。
経理でミスが起こった時の対応
未収入の見落とし
未収入が発見された場合、まずは原因を特定し、どの取引や請求が見落とされたかを明らかにします。
該当する請求書や取引記録を確認し、未収入の正確な金額を特定します。
正確な金額を収入勘定に記入し、必要な手続きを行って未収入を回収します。
帳簿の記帳ミス
記帳ミスが発見された場合、まずはエラーを特定し、正しい記帳を行います。
会計処理に影響を及ぼしている場合は、関連する仕訳を修正します。
その後、記帳ミスの原因を特定し、同様のミスを防ぐための対策を講じます。
必要に応じて従業員のトレーニングやプロセスの改善を行います。
期末調整のミス
期末調整のミスが発見された場合、まずはミスの内容と影響を特定します。
ミスが財務報告書や税務申告書に影響を与える可能性がある場合は、正確な修正を行います。
期末調整のミスの原因を特定し、同様のミスを防ぐための対策を講じます。
必要に応じてプロセスの改善や内部統制の見直しを行います。
書類の紛失
書類が紛失した場合、まずは紛失した書類の内容や重要性を確認します。
紛失した書類が会計処理や法的な証拠となる場合は、可能な限り再発行や代替書類の入手を試みます。
書類の紛失が会社に影響を及ぼす可能性がある場合は、関係者に適切に報告し、対応策を検討します。
必要に応じて内部調査を実施し、同様の問題を未然に防ぐための対策を講じます。
経理でミスが起こらないようにするには？
適切な内部統制の確立
会計システムやプロセスに適切な内部統制を確立し、業務の透明性や責任の明確化を図ります。
たとえば、毎月の費用支出に関する承認フローを設定し、特定の金額を超える支出については代表者や役職のあるもの等（管理者）の承認を求めることで、不正や過剰な支出を防止します。
取引の承認フロー設定や、二重確認を導入することを検討しましょう。
定期的な監査と確認
月次や四半期ごとの外部・内部監査を通じて、経理処理の正確性を確認し、不適切な取引や誤った記帳を早期に発見します。
内部監査や外部監査の実施、または定期的な業務の振り返りを行い、法規制や業界の規範に適合していることを確認しましょう。
適切な教育とトレーニング
新しい会計システムの導入や規制が新しく変わった時等には、従業員に対してシステムの操作方法やデータ入力の基準に関するトレーニングを実施しましょう。
また、財務報告の基準や法令の変更に関する定期的なセミナーや研修を通じて、従業員の知識と理解を向上させましょう。
デジタル化と自動化
経理業務のデジタル化や自動化を推進し、人為的ミスの発生を減らします。
たとえば、請求書処理システムを導入して、請求書の受領から支払いの処理までのプロセスを自動化します。
これにより、手作業によるエラーや遅延を防ぎ、支払いの正確性とタイムリーな処理が可能になります。
自動化された会計システムや請求書処理システムの導入により、人の介入を減らし、ミスの可能性を低減させます。
アウトソーシングを活用
特定の経理業務や業務プロセスを外部に委託することで、内部の経理担当者の負担を軽減し、ミスの発生を防止します。
たとえば、経理処理の一部や特定の業務をアウトソーシングして、専門家に任せることで、専門知識を活用しミスを減らすことができます。
経理代行会社は、業務の進捗状況や処理内容について顧客に定期的に報告を行います。
これにより、顧客は自社の経理業務がどのように処理されているかを把握しやすくなります。
経理代行会社は透明性を重視し、顧客の要望や疑問に対して迅速かつ適切に対応します。
また、複数の専門家やチームによって業務を処理するため、個々の担当者に依存することがありません。
このため、特定の担当者が退職したり休暇を取ったりした場合でも、業務の継続性が確保されます。
属人化を防ぐことで、経理業務がブラックボックス化するリスクが低減し、業務の可視性と安定性が向上します。
まとめ
経理でよくあるミスは、取引の漏れや誤った仕訳、請求書の誤認などです。
ミスが起こった場合は、原因を特定して修正する必要があります。 また、関係者に適切に通知することが重要です。
ミスを防ぐためには、適切な内部統制を確立し、定期的な監査と確認を行うことが必要です。
従業員には適切な教育とトレーニングを提供し、業務のデジタル化と自動化を進めることも重要です。
さらに、経理業務の一部を外部に委託するアウトソーシングも効果的です。
これらの対策により、経理業務の正確さと効率性が向上し、企業の財務管理がより強化されます。
>>経理部門の業務の効率化やアウトソーシングをご検討の方 お問い合わせはこちらから！
